Les différents inventaires en gestion des stocks

Afin d’assurer une bonne gestions des stocks et de garantir la fiabilité permanente des fiches articles, il faut faire :

.Un bon référencement des articles ;
.Une bonne organisation des familles et sous-famille des articles ;
.Un adressage juste dans les zones de stockage ;
.Un tableau de bord de suivi des stocks,
.Un planning et une procédure d’inventaire.

L’inventaire est le décompte manuel des quantités de marchandises stockées. Le but principal de ce décompte est de faire une comparaison entre le stock théorique (celui fourni par le logiciel) et le stock physique, afin de desceller les différences de quantités ; les erreurs d’adressage ; les stocks dormants …
Les opérations d’inventaire sont généralement effectuées sous la supervision du supply chain manager, du responsable de production ou du responsable de distribution. Les magasiniers, associés à des personnes formées pour la circonstance accomplissent le décompte physique des quantités. Le contrôle des écarts, la régularisation et la validation des données sont faits par des contrôleurs de gestion (internes et/ou externes à l’entreprise)
L’inventaire peut être effectué sur la totalité des articles stockés, ou sur des catégories ou des classes d’articles sélectionnées sur la base de critères propres à chaque gestionnaire.
Selon la fréquence de décompte, on distingue trois types d’inventaires :
.l’inventaire permanent,
. l’inventaire tournant .
. l’inventaire annuel.

A- L’inventaire permanent

L’inventaire permanent est le décompte des quantités disponibles en stock immédiatement après chaque entrée marchandise et chaque sortie marchandise. C’est une méthode d’inventaire adaptée particulièrement pour les stocks dont les quantités par référence sont petites et les unités stockées faciles à dénombrer. Les logiciels qui offrent la possibilité d’effectuer de telles écritures donnent lieu à deux opérations de saisie à chaque occasion :
Lors d’une entrée marchandise : saisie des quantités entrées et saisie du stock final
Lors d’une sortie marchandise : saisie des quantités sorties et saisie du stock restant
Des listes regroupant les écarts (écarts positifs et écarts négatifs) sont automatiquement générées. Après vérification, les stocks sont régularisés.

Il est ici bien entendu que les documents utilisés pour les entrées marchandises (bon de réception) et ceux utilisés pour les sorties marchandises (Listes de prélèvement, bon de sortie …) soient adaptés pour permettre l’enregistrement manuel de ces écritures (une colonne pour les quantités reçues ou sorties et une colonne pour les stocks disponibles après opération).

L’inventaire permanent présente l’avantage d’assurer en permanence des écritures justes. Chaque écart constaté est immédiatement corrigé. Son point faible réside cependant sur sa lourdeur. En effet, lorsque le nombre de référence est élevé, où simplement l’activité du magasin haute, la quantité de travail de saisie que cela représente est énorme.


B

- L’inventaire annuel

L’inventaire annuel est le comptage de toutes les quantités en stock et dans tous les magasins à la fin de chaque exercice comptable. Il est réclamé par les contrôleurs financiers lors du calcul des soldes de gestion. .

Compter les quantités de toutes les références enregistrées est un travail fastidieux, qui nécessite une bonne organisation des équipes, une bonne préparation du personnel de comptage et une célérité dans l’analyse des écarts. L’inventaire physique annuel s’entend parfois sur plusieurs jours. Au delà de trois jours de comptage, la fatigue commence s’installer.
C’est sur ce point que réside la faiblesse d’un inventaire général annuel. Il nécessite le renfort des équipes par des personnes parfois n’ayant aucune conscience des conséquences que peuvent apporter les erreurs de comptage. Si ce personnel n’est pas suffisamment bien formé, assez motivé, la fiabilité de l’inventaire devient incertaine et la proportion des anomalies à étudier risque d’être élevée. L’inventaire annuel exige parfois l’arrêt des opérations durant toute la période de comptage. C’est une situation coûteuse pour l’entreprise.

C- L’inventaire tournant

L’inventaire tournant est le comptage périodique et planifié des stocks sur l’année. Dans la pratique, il se révèle comme une meilleure alternative aux inventaires permanent et annuel. Avec un inventaire tournant, des listes d’articles classés sont fournies à des périodes bien définies et le décompte des quantités disponibles pour chacune des listes se fait plusieurs fois durant l’année.

Les inventaires tournant permettent particulièrement de :

.Alléger, voire supprimer la pratique d’un inventaire annuel (trop lourd, pénible et très coûteux lorsque l’arrêt des opérations s’avère indispensable durant cette période) ;
.Eviter la rupture des stocks critiques. Ce sont des articles dont le manque engendre des conséquences graves sur les opérations (arrêt de la production, goulets d’étranglement, pertes des ventes, annulation de commandes…) ;
.Eviter de conserver trop longtemps les erreurs d’écritures.

Tout ceci sous-entend bien sûr que le décompte concerne en priorité les articles ayant subit soit un mouvement d’entrée marchandise, soit un mouvement de sortie marchandise durant la période. En règle générale, les articles faisant l’objet d’un inventaire tournant ne sont pas sélectionnés de façon aléatoire. Plusieurs techniques peuvent être utilisées pour générer ces listes. Les techniques décrites ci-dessous ne sont pas exclusives les unes des autres. Il est même fréquent que l’on les combine dans le même magasin :

.La classification ABC : L’élément principal de cette classification est la valeur financière du stock. Les inventaires tournants peuvent par exemple se concentrer sur articles de la classe A, qui à eux seuls représentent environ 80% de la valeur totale du stock ;
.La sélection des stocks critiques de production. L’élément clé de sélection est l’importance de chaque article dans la production ou les opérations. Dans ce cas, la valeur financière de ces derniers est mise au second plan. Le but du comptage périodique de cette catégorie d’articles est d’éviter à tout prix les ruptures de stock dont les conséquences sur les opérations sont toujours graves ;
.Le découpage des zones de stockage. L’ensemble des articles du magasin est compté au moins deux fois en une année. L’inventaire se fait d’une zone de stockage à une autre suivant un calendrier.
.La classification des familles d’articles. Là aussi, l’ensemble des articles du magasin est compté au moins deux fois durant l’année. L’inventaire se fait d’une famille d’article à une autre suivant un calendrier.
La périodicité de l'inventaire tournant est déterminée en fonction de l’importance des stocks concernés et de la technique de découpage utilisée. Par exemple si l’on utilise la classification ABC, les fréquences assignées peuvent être de 12 rotations/an pour les articles de la classe A, 6 rotations/an pour ceux de la classe B et 1 seule rotation pour la classe C. Les inventaires par zones de stockage ou par famille d’articles suivront simplement un cycle de comptage régulier.

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