Une réunion est un acte à la fois de management et de communication. Quelles que soient les circonstances, elle doit être préparée et ne pas être imposée. Mais avant tout, une réunion doit avoir de sérieuses raisons d'avoir lieu.
Evaluer la pertinence d'une réunion
Une réunion doit correspondre à un besoin reconnu par l'ensemble des participants. "Si elle ne donne pas de résultats, explique le consultant, c'est souvent parce qu'elle ne correspond pas à une nécessité." L'objectif de la réunion doit être partagé par les participants pour permettre d'exploiter leur intelligence collective.
Ainsi, lorsque la réunion a pour seul but d'informer les salariés ou bien d'organiser un service, il suffit de communiquer par e-mail ou courrier. Sauf si vous estimez que les informations en question seront sujettes à des réactions de vos collaborateurs. Là, seulement, la réunion se justifie pour traiter ces réactions en direct.
Une réunion peut avoir plusieurs objectifs. Ceux-ci doivent être clairs, précis, concrets et mesurables. Ces objectifs sont réalistes, autrement dit réalisables en termes de moyens.
Limiter la durée de la réunion et s'y tenir
Beaucoup de gens ont peur des réunions car elles n'en finissent pas. Une durée doit être fixée au départ puis être respectée. Pour Patrice Beyer, elle ne devrait pas s'étaler sur plus de deux heures.
"Il faut s'en tenir aux objectifs fixés"
Si un problème est soulevé pendant la réunion, il faut le régler lors d'un autre rendez-vous, voire avec d'autres participants si cela est pertinent. Pour le consultant, "si la réunion a été bien préparée, il faut s'en tenir aux objectifs fixés, sous peine de débordements ou de dérives. Cela permet entre autres de sécuriser le groupe : si les engagements sont tenus, les participants répondront à de nouvelles convocations."
Finalement, il faut mobiliser un nombre raisonnable de personnes et ne pas prévoir des objectifs trop ambitieux susceptibles de dépasser le temps imparti à la réunion. Plus les participants ont de choses à dire et ont une réelle volonté d'échange, plus leur nombre doit être réduit. Et c'est le rôle de l'organisateur de la réunion que de maîtriser tous ces paramètres.
Assumer le rôle d'animateur
L'animateur de réunion doit à la fois réunir des qualités de communicateur et de manager. Neutre, il synthétise et reformule ce qui a été dit de façon à recentrer les échanges sur les objectifs. Cela permet également de préparer le compte rendu qu'il remettra après la réunion. C'est aussi un facilitateur et un régulateur. Il doit permettre à chacun de s'exprimer, limitant les personnes qui monopolisent la parole et encourageant celles qui sont au contraire timides.
Adapter le style d'animation au but de la réunion
Suivant les objectifs de la réunion, le style d'animation ne sera pas le même. En effet, si la réunion n'a qu'un caractère informatif, l'animateur choisira un style directif avec une information descendante. Au contraire, s'il s'agit cette fois de recueillir des informations, il adoptera un style participatif pour les faire remonter. Avec une approche plus relationnelle, la communication s'établira davantage entre les participants, permettant par exemple d'échanger les bonnes pratiques ou de construire une véritable réflexion. Selon le style d'animation choisi, on pourra adapter les méthodes de travail (sous-groupe de travail, interactivité...) et les supports de communication (films, démontration de produits...).
Gérer les personnes récalcitrantes...
"
L'animateur doit être attentif à la fois à ce que les participants expriment oralement, mais également à leurs manifestations non verbales. "Lorsqu'une personne manifeste son désintérêt lors d'une réunion - tapotement des doigts sur la table, bâillements, regard ailleurs… - l'animateur doit s'interroger sur les raisons de son attitude et veiller à 'la ramener au sein du groupe'", Bien souvent, la personne a le sentiment de ne pas être suffisamment prise en considération ou sollicitée, elle se sent en quelque sorte mise à l'écart.
Un tel comportement peut également signifier qu'il est en désaccord. L'animateur devra dans ce cas l'amener à s'exprimer, sans pour autant chercher à régler le problème soulevé s'il est récurrent ou n'a pas de lien avec le sujet de la discussion. "On ne peut pas laisser quelqu'un se désolidariser d'une réunion car sa participation est de facto pertinente et nécessaire", Et si un conflit éclate, il doit être réglé en dehors de la réunion. Il faut être très clair sur ce point avec les participants.
géer les niveaux hiérarchiques...
Reste la question des différents niveaux hiérarchiques qui se côtoient lors de la réunion, surtout si l'animateur lui-même n'est pas le plus gradé. "Il peut arriver que le besoin de se faire valoir amène certains participants à adopter une attitude hautaine." Attention donc à mettre en valeur chacun et à gérer avec diplomatie les egos.
Pour éviter les conflits d'intérêts ou de pouvoir, il faudra réfléchir lors de la préparation à :
» la contribution que chacun va apporter,
» les conflits possibles quelle que soit leur importance,
» l'attitude psychologique que les participants sont susceptibles d'adopter.
Et si l'animateur pressent un problème, il faut qu'il ait un échange avec la personne avant la réunion à ce sujet. Prendre le recul nécessaire avant la réunion est donc indispensable.
Mer 1 Juil - 19:25