La planification fait partie des quatre fonctions fondamentales de la gestion dont l’organisation, l’impulsion des ressources humaines et le contrôle. Processus formalisé de prise de décision qui élabore une représentation voulue de l’état futur de l’entreprise, elle spécifie les modalités de mise en œuvre de cette volonté du chef d’entreprise. De ce fait, elle couvre un large domaine de décision à savoir :
- fixer des objectifs clairs,
- choisir des politiques,
- dresser des programmes d’action à court, moyen et long termes,
- organiser des campagnes de sensibilisation,
- rechercher des méthodes et des procédures spécifiques,
- établir des emplois du temps journaliers.
Bref, la planification décide à l’avance ce qui doit être fait et répond aux questions suivantes :
• où sommes-nous ?
• Où voulons-nous aller ?
• Comment y aller ?
• Est-ce que nous progressons ?
Ceci nous emmène à la définition objective de ce processus qui permet non seulement de se fixer les objectifs, mais aussi d’intégrer efficacement toutes les ressources (humaines, matérielles et financières) de façon à atteindre ces objectifs de manière rentable : « la planification d’entreprise consiste à sélectionner des informations et à faire des hypothèses sur l’avenir afin de définir les activités nécessaires pour atteindre les objectifs escomptés par l’entreprise».
La planification d’entreprise n’est pas une idée neuve. Déjà en 1916, Henri Fayol la définit sous le terme de « prévoyance » comme étant l’une des cinq missions de l’administration des entreprises. « Prévoir », c’est à la fois supputer l’avenir et le préparer. Prévoir , c’est déjà agir.
Dans les années 1970, les pratiques de la planification stratégique ont été confrontées à des problèmes d’une acuité et d’une nature nouvelles, que les méthodes en place se sont révélées incapables de traiter correctement. La conscience de cette inadéquation a provoqué une réflexion critique qui a remis en cause les fondements de la planification stratégique telle qu’on l’avait conçue jusque là.
La planification stratégique s’est ainsi trouvée déstabilisée par la conjugaison de critiques de ceux qui n’y ont jamais cru, de la perplexité de ceux qui l’ont pratiquée et des propositions des cabinets de conseil qui proclament qu’il suffit de prendre la bonne décision au bon moment. L’analyse stratégique, alors en plein développement, apparaît alors comme une alternative à la planification.
Le choix de la planification est un choix politique. En effet, dans le domaine décisionnel la planification apparaît comme un moyen de structurer le processus de décision et par là, de le maîtriser : à ce niveau, le rôle des instances de décisions en général et le conseil d’administration en particulier demeure fondamental. Eclairées par les techniciens et hommes de l’art, ces instances décident en connaissance de cause.
La planification est donc une démarche explicite, qui s’appuie sur une méthode et qui se déroule dans le temps ( respect des délais ) et dans l’espace ( réalisation physique nécessitant un espace), selon un programme préalablement déterminé ( par des autorités supérieures sur le plan institutionnel et des compétentes sur le plan technique).
Elle détermine la dimension et les caractéristiques de l’organisation à même d’assurer son bon fonctionnement , les types de programmes d’impulsion et d’activités nécessaires, les systèmes de contrôle permettant de suivre la progression vers les objectifs devant aboutir à des choix stratégiques et à des programmes d’action visant à assurer la mise en œuvre de ces choix.
C’est donc un mode de prise de décision qui se distingue en particulier par son caractère formalisé, sans que cela signifie qu’il soit entièrement codifié. La planification se caractérise par une prise d’engagement, fondée sur l’anticipation, la finalisation et la volonté.
Il n’est pas sans intérêt de signaler l’existence de différents types de planification dont notamment la planification stratégique , la planification opérationnelle et la planification tactique.
La planification d’entreprise est stratégique lorsqu’elle fixe les grandes orientations permettant à l’entreprise de modifier, d’améliorer ou de conforter sa position face à la concurrence.
Elle est opérationnelle lorsqu’elle traduit ces orientations stratégiques en programmes applicables par tous les services, départements et unités de l’entreprise dans le cadre de leurs activités courantes.
Alors que la planification stratégique à long terme répond aux questions : « où en sommes-nous aujourd’hui ? » et « où voulons-nous aller ? », la planification tactique répond à la question : « comment allons-nous y aller ? »
Si la planification stratégique ne prévoit pas l’avenir, elle aide le dirigeant à :
- faire efficacement face aux contingences futures,
- disposer très tôt d’une possibilité de corriger les inévitables erreurs,
- prendre des décisions sur les bonnes questions au bon moment,
- se concentrer sur ces actions à entreprendre pour modeler l’avenir conformément à ce qui est escompté.
Tandis que la planification tactique identifie les grandes activités qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques.
Il importe de signaler que la planification comporte aussi bien des avantages que des inconvénients dont il conviendrait de tenir compte. Les avantages de la planification formelle devraient inciter les dirigeants à tous les niveaux d’une organisation, à concentrer plus de temps et d’efforts sur cette fonction essentielle de la gestion D’autant que cette fonction permet indéniablement de :
- favoriser les activités réfléchies et méthodiques car la planification distingue les réalisations de l’action,
- souligner la nécessité de changements pour l’avenir car elle permet d’éviter la tendance à laisser courir les choses
- répondre aux questions du genre : » que se passerait-il si… ? Ces réponses permettent au planificateur de voir plus clair dans le jeu complexe des variables qui influent sur l’action qu’il décide d’entreprendre.
- Fournir une base au contrôle qui permet de s’assurer que la planification conduit aux résultats escomptés,
- Favoriser les réalisations grâce à la réduction du hasard, de la redondance des efforts et des actions hors de propos.
- Obliger d’avoir une vision d’ensemble permettant aux dirigeants de saisir les relations importantes de comprendre plus pleinement chaque activité et une identification constructive avec les problèmes et les possibilités de l’ensemble de l’entreprise.
- Intensifier et équilibrer l’utilisation des installations existantes de l’entreprise : à toute période , on fait le meilleur usage de ce dont on dispose ce qui permet d’équilibrer le niveau et le calendrier des différentes activités qui se fournissent ainsi les unes aux autres l’appui nécessaire.
- Aider le dirigeant à affermir sa position du fait qu’une planification bien conduite l’aide à commander avec assurance et dynamisme. Elle lui permet de bien tenir en main toutes les affaires essentielles plutôt que de les laisser se diluer et aller à l’encontre de ses efforts : le fait de réfléchir par avance aux choses donne des orientations stables et à long terme aux activités futures.
D’un autre côté, l’utilisation de la planification présente des inconvénients ou se heurte à des limites à savoir :
- la planification est limitée par des précisions et l’incertitude des faits à venir : aucun dirigeant ne peut en effet prévoir de façon complète et précise les évènements du futur,
- la planification coûte cher, à en croire certains dirigeants qui soutiennent que « le coût du travail de planification est excessif par rapport à son apport réel ». Ils pensent qu’on dépenserait mieux l’argent s’il servait à la réalisation des tâches physiques qui sont à faire,
- la planification se heurte à des obstacles psychologiques car la nature humaine fait que les individus se soucient plus du présent que de l’avenir. Ils préfèrent le présent , qui est plus sûr tandis que le futur implique le changement et la nécessaire adaptation à de nouvelles situations.
- La planification étouffe les initiatives car elle contraint les dirigeants à une exécution rigide de leur travail et partant, cette rigidité rend le travail de gestion plus difficile qu’il ne serait nécessaire,
- La planification retarde l’action car on ne peut consacrer un temps précieux à réfléchir à la situation « inhabituelle » et à élaborer un plan,
En guise de conclusion, la planification se compose de nombreuses décisions concernant l’avenir. Elle est une dépense immédiate de réflexion et de temps qui est un investissement pour l’avenir. En effet, pour survivre et croître, toute organisation quelles que soient ses activités et sa taille doit se livrer à un exercice plus ou moins intense de planification : un plan est une ligne de conduite projetée de l’action à venir.
La planification est un outil indispensable de management, un moyen essentiel de prise de décision pour le chef d’entreprise : pour définir les travaux à réaliser, fixer des objectifs, coordonner diverses actions, maîtriser les moyens requis, minimiser les risques rencontrés et mettre en place une stratégie de management, notamment en suivant les activités en cours et en rendant compte de l’état d’avancement du projet. La planification est aussi un facteur de communication entre les différents intervenants de ce même projet.
A l’époque actuelle, où de nombreuses tâches sont devenues très complexes, où la technologie a pris une place plus importante,où des personnes souhaitent être informées et participer à ce qui est en voie de réalisation, où les produits et services sont toujours plus divers , la planification est devenue une nécessité
Mar 14 Sep - 18:18